Comunicación en la empresa.

Principales clases de comunicación escrita en una empresa y sus características fundamentales:

El memorando o memorándum es un comunicado rápido, formal y sin necesidad de firma empleado en la comunicación interna de las empresas. Trata asuntos urgentes de forma breve y resumida (instrucciones, orientación, peticiones, informes, respuestas, advertencias, etc.).

Puede utilizarlo cualquier empleado o departamento de una misma empresa, sin importar la jerarquía.

  

La circular es un documento que envía un superior a sus subordinados para comunicar cualquier noticia, información o evento actual, que pueda resultar de interés para varios destinatarios. La información no puede ser puntual, sino que tiene que tener carácter permanente. La circular se emplea tanto para la comunicación interna como externa de la empresa. Ejemplos: constitución, modificación o disolución de una empresa, cambios de domicilio, la visita de viajantes, la modificación de precios, etc.

La carta comercial tiene carácter documental y la utilizan las empresas para ponerse en contacto con los clientes, proveedores, entidades, etc.  Contribuye a crear una imagen de la empresa y ayuda a coordinar actividades comerciales. Se realizan cartas para ofrecer productos, notificar promociones, realizar pedidos, solicitudes, demandas de pagos, presentación de personas, etc.

Un acta es un testimonio escrito en el que se da cuenta de lo sucedido, tratado o pactado en una reunión. Puede servir como prueba en un juicio. Normalmente se escriben en el “Libro de Actas”. Ejemplos: elección de una persona para un cargo, reunión del directorio de una empresa, reunión de un consorcio, etc.

El informe es una comunicación destinada a presentar, de manera clara y pormenorizada, el resumen de hechos y actividades pasadas o presentes; y en algún caso de hechos previsibles, partiendo de datos comprobados.

El informe sirve para responder a una solicitud, que generalmente, requiere una cierta investigación y reunión de datos para informar a alguien sobre los resultados de la misma. Para redactar un documento de este tipo se puede responder al siguiente esquema de preguntas: 1) ¿Qué es lo que se investiga exactamente? 2) ¿Por qué? 3) ¿Según qué método? 4) ¿Cuáles son los resultados? 5) ¿Cuáles son las conclusiones?

Existen tantos informes como asuntos diferentes hay. No hay, pues, una metodología definida que sirva para todos ellos. 

Tipos de informe: informe expositivo, informe interpretativo e informe demostrativo.

El email es un medio de comunicación interna y externa de la empresa. Tiene diversos usos, como pueden ser dar instrucciones, orientaciones,  respuestas o advertencias, entre otros. Es barato, rápido y fácil de usar.

El currículum vitae es la principal herramienta de presentación que te define profesionalmente. Es la expresión clara y concisa de tus datos personales, formación, experiencia profesional y valores añadidos adaptados al puesto que solicitas.

La carta de presentación se envía junto con el CV y va dirigida al potencial empleador. La función de esta carta es llamar su atención, marcar la diferencia con los demás aspirantes al puesto y, en definitiva, conseguir una entrevista personal.

Un aviso es un comunicado en el cual se notifica o advierte algún hecho. Por lo regular va dirigido a varias personas con el nombre de la institución o persona que lo emite.